Rechnung ist falsch – was tun?

Erste Veröffentlichung am 01.02.2018, bearbeitet am 19.5.2018

Das Wichtigste Vorab

  • Wenn du eine “falsche” oder unvollständige Rechnung erhalten hast, solltest du zeitnah reagieren
  • Und zwar am besten schriftlich: Dabei dem Vertragspartner deutlich machen, dass er eine fehlerhafte Rechnung erteilt hat. Dabei das genaue Datum der Rechnung, den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer kennzeichnen. Und in deinem Widerspruch deutlich machen, warum die Rechnung falsch ist 
  • Bei eventuell folgender Mahnungen und Inkassoschreiben nochmal schriftlich widersprechen und auf deinen ursprünglichen Widerspruch Bezug nehmen

Wann sind Rechnungen “falsch”? 

Falsche, unverständliche oder zu hohe Rechnungen kommen immer wieder vor. Wir haben ehrlicherweise auch schon die ein oder andere Rechnung geschrieben, die sich dann als fehlerhaft herausgestellt hat (sorry). 

Die Frage, wenn du eine fehlerhafte Rechnung bekommen hast, ist immer: Was ist der richtige nächste Schritt

Das hängt zum einen von der Art des Fehlers, zum anderen auch vom Aussteller der Rechnung ab: 

  • Es gibt zum Beispiel Rechenfehler, falsche Positionen auf der Rechnung, formale Fehler – oder einfach Rechnungen, die so “wirr” sind, dass du keine Chance hast, die Rechnung auf Richtigkeit zur überprüfe. 
  • Beim Aussteller der Rechnung schauen wir vor allem, wie gut wir diesen kennen. 

Nichtstun ist jedenfalls keine gute Idee. Im schlimmsten Fall kommt sonst der nächste Brief vom Inkasso

Was tun, wenn die Rechnung falsch ist? 

Wie gesagt – das hängt von der Art des Fehlers und vom Aussteller der Rechnung ab. 

Hast du beim Lieferanten schon oft bestellt und ist der Fehler in der Rechnung relativ offensichtlich, reicht oft ein Anruf, um das Problem aus der Welt zu schaffen. Wir schreiben nach solchen Telefonaten aber immer noch eine kurze und sehr freundliche E-Mail hinterher, um Missverständnissen vorzubeugen. Vertrauen ist zwar gut, aber was Schriftliches ist immer besser. 

Kennst du den Lieferanten nicht so gut oder ist der Fehler in der Rechnung nicht nachvollziehbar – im schlimmsten Fall weisst du gar nicht, wofür die Rechnung sein soll – würden wir immer etwas Schriftliches schicken. Wenn du bei der Hotline eines Unternehmens anrufst, ist die Fehlerbehebung zwar vielleicht einfacher oder schneller. Du hast aber hinterher nichts “in der Hand”, wenn die Rechnungskorrektur nicht erfolgt oder schließlich doch ein Mahn- oder Inkassobrief in der Post ist. 

Besser: In einem kurzen Schreiben dem Vertragspartner deutlich machen, dass die Rechnung falsch ist. Wichtig hierbei ist, dass du das Datum der Rechnung, den Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer klar kennzeichnet. Immer Namen, Anschrift  und Kundennummer angeben.

Ideal ist es, deinen Widerspruch zu schriftlich verfassen und nachweisbar zu versenden. Also per Einschreiben oder per Fax mit Fax-Sendeberichtsbestätigung. E-Mail ist da meist nicht so gut.

Was soll ich in meinem Widerspruch schreiben? 

Der Widerspruch ist formlos. Mach deutlich, warum die Rechnung falsch ist. Auf jeden Fall solltest du die Rechnung genau mit Datum, Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer kennzeichnen. Sofern vorhanden, solltest du auch deine Kundennummer angeben, sonst natürlich deinen Namen und Anschrift. Ohne diese Infos können vor allem größere Organisationen wenig mit deinem Widerspruch anfangen. Ein Musterschreiben findest du unten. 

Welche Folgen hat mein Widerspruch? 

Zunächst gibst du dem Unternehmen von dem die Rechnung/Mahnung kommt, bekannt, dass die Rechnung fehlerhaft ist und du diese (zunächst) nicht bezahlen werden. Wenn du deinen Widerspruch begründet hast, weiss das Unternehmen, dass und warum du nicht bezahlen wirst. Außerdem gilt die Forderung nun als “bestritten” – damit sind eine Übergabe an ein Inkassounternehmen und eine Meldung an die Schufa jetzt unzulässig. 

Wie versende ich den Rechnungswiderspruch?

Der Widerspruch gegen die Rechnung kann wie gesagt formlos abgefasst sein. Du solltest deinem Vertragspartner deutlich machen, dass er eine fehlerhafte Rechnung erteilt hat – und welche Rechnung du genau meinst. Das Entscheidende an deinem Widerspruch ist, dass du den Zugang später nachweisen kannst. Du solltest also versenden:  

  • Per Einschreiben mit Rückschein
  • Einwurfeinschreiben oder
  • Fax mit OK-Bericht (Sendeberichtsbestätigung)

Nicht per E-Mail. Da fällt der Nachweis des Zugangs nämlich meistens eher schwer!

Was passiert, nachdem ich der falschen oder zu hohen Rechnung widersprochen habe?

Normalerweise kümmert sich das Unternehmen um deinen Forderungswiderspruch, korrigiert den Fehler und erteilt eine korrigierte Rechnung. Die solltest du nochmal prüfen und dann bezahlen.  

Bleibt eine Rechnungskorrektur aus und besteht das Unternehmen kommentarlos auf eine Bezahlung der falschen Rechnung, solltest du deinen Widerspruch aufrecht erhalten. Sollte das Unternehmen deinen Widerspruch nicht bearbeiten oder ignorieren, bekommst du früher oder später eine Mahnung. Einen Musterbrief gegen eine Mahnung, die auf einer falschen oder zu hohen Rechnung beruht, findest du ebenfalls unten.  

Solltest du dann einen Brief von einem Inkassounternehmen erhalten, solltest du auch gegenüber dem Inkassounternehmen den Forderungswiderspruch aufrecht erhalten und keine Zahlungen leisten. Du kannst das Inkassobüro in deinem Schreiben darauf hinweisen, dass du der Rechnung bereits widersprochen hast, und dass diese fehlerhaft ist. Du kannst auch eine Kopie des ursprünglichen Widerspruchsschreibens beilegen.

Weitere Informationen zum Thema Rechnung falsch, fehlerhafte Inkassomahnungen, unberechtigte Inkassoforderungen, Inkassobüros und Inkassounternehmen findest du hier.

Sonstiges

Wie reagiere ich auf einen gerichtlichen Mahnbescheid?

Solltest du dagegen einen gerichtlichen Mahnbescheid vom Gericht erhalten, so musst du sofort handeln und gegen den Mahnbescheid mit dem beigefügten Formular Widerspruch einlegen. Der Mahnbescheid kommt in der Regel in so einem Umschlag:

Rechnung
Mahnbescheid erhalten – was tun?

Achtung: Dein Widerspruch gegen den Mahnbescheid muss innerhalb von zwei Wochen eingelegt werden. Details findest du hier

Was mache ich wenn ich eine Rechnung von einem Unternehmen erhalten habe, mit dem ich nie einen Vertrag abgeschlossen hatte?

Gelegentlich kommt es vor, dass du plötzlich eine Rechnung oder Mahnung von einem unbekannten Unternehmen oder aus einem unbekannten Vertragsverhältnis erhältst. Auch in diesem Fall solltest du sicherheitshalber widersprechen. Wenn dann weitere Mahnungen und Post vom Inkasso kommen, musst du ggf. nochmal schreiben. Weitere Informationen und Vorlagen findest du hier.

Musterschreiben 

[Die Abschnitte in [eckigen Klammern] musst du ergänzen und ggf. anpassen]

Per Einwurfeinschreiben An: [__]


Ihre Rechnung vom [_], Ihre Rechnungsnummer [_] – hier: Widerspruch wegen fehlerhafter Rechnung 

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe von Ihnen die im Betreff angegebene Rechnung erhalten, in der Sie mich auffordern, einen Betrag in Höhe von [….] zu bezahlen. Leider ist diese Rechnung aus folgenden Gründen fehlerhaft: [….][….][….]
Ich muss daher dieser Rechnung vorläufig widersprechen und kann die Forderung bis auf weiteres nicht bezahlen. Bitte erteilen Sie mir eine korrigierte Rechnung. In der Zwischenzeit bin ich Ihnen für eine Mahnsperre dankbar.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Anleitung (bitte löschen):
Bitte Text in Textverarbeitungsprogramm kopieren (also z.B. Google Docs, MS Word, Open Office, etc.) Ergänze Text mit deinen Absenderangaben, Anschrift des Unternehmens, an den der Musterbrief gehen soll, sowie mit den sonstigen erforderlichen Angaben.
Dann alle [Platzhalter] löschen, z.B. die „[_].“
Sende diesen Brief dann entweder a.) per Fax mit sogenanntem qualifizierten Sendebericht (der Statusbericht zeigt eine verkleinerte Ansicht der 1. Faxseite) oder b.) per Post (unbedingt als Einwurfeinschreiben) an das Unternehmen.
Bitte nicht per E-Mail schicken!

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